Co sprawia, że organizacja staje się świetnym miejscem pracy dla wszystkich? Z badań Great Place To Work® wynika, że świetne miejsca pracy powstają tam, gdzie panuje poczucie wzajemnego zaufania, dumy i koleżeństwa. Niezbędnym wsparciem dla kultury miejsca pracy zbudowanej na tych fundamentach jest efektywna komunikacja, a jej kluczowym elementem – dialog z pracownikami. Dając pracownikom przestrzeń do wyrażania swoich spostrzeżeń i dzielenia się pomysłami, tworzysz kulturę otwartej komunikacji, która napędza zaangażowanie, innowacyjność i zaufanie.
Daj ludziom głos
W ciągu ostatnich pięciu lat doszło do istotnej ewolucji miejsc pracy. Wiele organizacji przyjęło model pracy zdalnej lub hybrydowej, działając w ramach spłaszczonych struktur. W perspektywie tych zmian tworzenie przestrzeni pozwalającej pracownikom na wyrażanie swoich opinii stało się jeszcze ważniejsze niż kiedykolwiek przedtem. Nowe czasy wymagają nowych rozwiązań, aby mogły być realizowane kluczowe potrzeby ludzi. Michael C. Bush, dyrektor generalny Great Place To Work, mówi: „Pracownicy chcą być wysłuchani, doceniani i otoczeni troską”. Aby pracownicy mogli być wysłuchani, muszą mieć możliwość dzielenia się swoimi przemyśleniami, pomysłami czy zastrzeżeniami bez obawy, że spotkają ich negatywne konsekwencje.
Dialog z pracownikami jest fundamentem budowania kultury otwartej komunikacji, czyli takiej, w której różne perspektywy widzenia są mile widziane. Kiedy pracownicy mają bezpieczną przestrzeń do dzielenia się swoimi spostrzeżeniami, chętniej przedstawiają kreatywne pomysły, sugerują ulepszenia lub dostarczają cennych informacji na temat kwestii, z których liderzy mogą nie zdawać sobie sprawy.
Poznaj korzyści
Najważniejszymi zasobami każdej organizacji są ludzie. Wsłuchując się w ich głos, liderzy, firma i sami pracownicy mogą wiele zyskać. Korzyści mówią same za siebie:
- Zaufanie
Kiedy pracownicy czują się na tyle bezpiecznie, aby zabierać głos, tworzy się atmosfera zaufania między nimi a liderami. Zaufanie jest kluczowym elementem modelu Great Place To Work i wskaźnikiem zdrowej kultury firmy. Miejsca pracy o wysokim poziomie zaufania są bardziej odporne na kryzysy i osiągają lepsze wyniki finansowe.
- Zaangażowanie
Tam, gdzie liderzy tworzą przestrzeń, która sprzyja przekazywaniu szczerej informacji zwrotnej, pracownicy stają się bardziej zaangażowani, a ich satysfakcja z pracy rośnie. Lepsza atmosfera w zespole sprzyja dzieleniu się wiedzą, wspieraniu współpracowników i otwartości na nowe pomysły.
- Produktywność
Kiedy pracownicy czują się wysłuchani, stają się bardziej zmotywowani i zaangażowani w swoją pracę. Poczucie docenienia nie tylko podnosi morale, ale także zachęca do dawania z siebie więcej, co przekłada się na wyższą produktywność i lepsze wyniki biznesowe firmy.
W firmach z listy Fortune 100 Best Companies to Work For®, w których priorytetem jest kultura „ciągłego słuchania”, gotowość do dodatkowego wysiłku jest o 70 proc. wyższa niż w przeciętnym miejscu pracy w USA.
- Retencja
Badania Great Place To Work pokazują, że średnio ponad połowa pracowników rozważa nowe możliwości zawodowe[1]. Zastąpienie talentu kosztuje firmę wiele czasu i pieniędzy. Zachęcenie pracowników, aby dzielili się swoimi opiniami to potężna strategia retencyjna: wzmacnia przekaz, że Wasi ludzie są kluczowi dla sukcesu firmy.
- Inkluzywność
W każdej zróżnicowanej organizacji stworzenie miejsca pracy dla wszystkich jest kluczowe dla sukcesu. Słuchanie głosu wszystkich pracowników nie tylko maksymalizuje potencjał każdej osoby, ale także pomaga budować bardziej inkluzywne środowisko, co prowadzi do większej innowacyjności, wyższej retencji pracowników i wyższego wzrostu przychodów.
Zachęcaj pracowników do zabierania głosu
Niektórzy mogą odczuwać niepokój lub wahanie przed wyrażaniem swojego zdania czy podzieleniem się swoimi obawami. Oto rola, jaką liderzy mogą odegrać w tworzeniu środowiska, w którym każdy czuje się zachęcany do zabierania głosu:
- Tworzenie bezpiecznej atmosfery pracy
Bezpieczne środowisko to takie, w którym panuje zaufanie, otwarta komunikacja i wzajemny szacunek. Zapewnij pracownikom poufność — na przykład w formie anonimowych ankiet — i zachęcaj do wyrażania szczerych opinii.
Świetnym przykładem jest tu amerykańska firma Ryan LLC, świadcząca usługi doradczo-podatkowe. Ryan wzmacnia poczucie psychologicznego bezpieczeństwa, zachęcając do podejmowania ryzyka i … celebrując błędy. Liderzy firmy sami dają przykład. Otwarcie dzielą się z pracownikami własnymi pomyłkami i doświadczeniami. Ich postawa i postępowanie wyznacza ton kultury firmowej, w której podejmowanie prób i popełnianie błędów są naturalną częścią rozwoju.
Takie podejście pomaga pracownikom czuć się bezpiecznie, podejmować ryzyko i dzielić się pomysłami bez obaw o konsekwencje. Doceniając wysiłki — nawet jeśli nie prowadzą do sukcesu — Ryan wzmacnia przekaz, że organizacja stawia na rozwój i doskonalenie, budując zaufanie i zachęcając pracowników do dzielenia się swoimi pomysłami.
- Aktywne słuchanie
Jeśli pracownicy czują się wysłuchani, czują się także docenieni. Kiedy zabierają głos, postaraj się zachować spokój i otwartość. Zwracaj uwagę zarówno na to, co jest powiedziane wprost, jak i na to, co jest komunikowane między wierszami, zwłaszcza jeśli dotyczy ich obaw.
- Docenianie
Okazuj uznanie, gdy pracownicy wnoszą w pracę swój własny wkład. Pokaż, że ich opinie są traktowane poważnie. I informuj o kolejnych krokach związanych z ich inicjatywami.
Za przykład mogą posłużyć działania The Breakers Palm Beach z Florydy, hotelu, który jest częścią sieci Hilton. The Breakers Palm Beach stosuje specjalny znacznik EOS (employee opinion survey), aby w widoczny sposób potwierdzić, że określone zmiany lub programy zostały wprowadzone w oparciu o sugestie pracowników. Ten EOSowy stempel z napisem „Product of EOS employee opinion survey” jest mocnym świadectwem wartości wkładu pracowników, co jednocześnie buduje wśród nich poczucie dumy i sprawczości. Widząc, że ich opinie prowadzą do konkretnych rezultatów, pracownicy czują się zauważeni i docenieni. To wzmacnia morale i zachęca do dalszego angażowania się w rozwój firmy.
- Zapewnienie wielu kanałów informacji zwrotnej
Wykorzystuj różnorodne narzędzia i mechanizmy, takie jak: ankiety pracownicze, grupy pracownicze (ERG), spotkania skip-level (spotkania szefa z pracownikami z pominięciem ich bezpośredniego przełożonego) czy rozmowy indywidualne.
Na przykład z myślą o różnych grupach pracowników amerykańska sieć supermarketów Wegmans Food Markets wdrożyła u siebie kilka kanałów pozyskiwania głosu pracowników. Firma chciała mieć gwarancję, że także pracownicy pierwszej linii będą się czuli wysłuchani i docenieni. Najbardziej znana jest inicjatywa Ask Jack, w ramach której pracownicy mogą przesyłać sugestie i pytania bezpośrednio do Jacka DePetersa, wiceprezesa firmy. Od momentu uruchomienia tej inicjatywy w 2002 roku Jack odpowiedział na ponad 16 000 pytań pracowników, a 68 proc. z nich zdecydowało się podpisać swoje zgłoszenia imieniem i nazwiskiem, rezygnując z zachowania anonimowości.
Postaw na przywództwo, które promuje głos pracowników
Doświadczenia pracownika w 70 proc. kształtowane są przez postawę liderów[2]. Dlatego to właśnie oni muszą dawać przykład otwartej komunikacji i na co dzień tworzyć środowisko oparte na zaufaniu. Gdy tak się dzieje, pracownicy doświadczają komfortu psychicznego i bez obaw mogą dzielić się swoimi spostrzeżeniami.
Inkluzywna kultura wymaga przejrzystości, odpowiedzialności i empatii. Podczas wszelkich spotkań jasno komunikuj, że opinie pracowników są mile widziane. Odłóż własne przekonania na bok i wsłuchuj się w przemyślenia i doświadczenia innych. Kiedy liderzy okazują wysoki poziom troski, tworzą bezpieczną przestrzeń do dzielenia się opiniami, a to z kolei przekłada się na lepsze wyniki pracowników.
Mierz i analizuj głos pracowników
Aby skutecznie mierzyć i analizować feedback od pracowników, organizacje powinny stosować podejście wielowymiarowe, łączące metody jakościowe i ilościowe:
- Ankiety pracownicze
Ankiety pracownicze dają możliwość pozyskania szczerej informacji zwrotnej. Jeśli nie zbierasz opinii pracowników przynajmniej raz w roku, możesz przeoczyć istotne zmiany w doświadczeniach Waszych ludzi.
Ankieta Trust Index™ autorstwa Great Place To Work chroni głos pracowników dzięki szyfrowaniu danych i ich anonimizacji. Efektem są szczere wypowiedzi pracowników wyrażone bez obawy o identyfikację oraz wiarygodny feedback, na którym można bazować.
- Grupy Pracownicze (ERG – Employee Resource Groups)
ERG tworzą bezpieczną przestrzeń, w której pracownicy mogą dzielić się swoimi doświadczeniami. Wykorzystuj ich spostrzeżenia, aby lepiej zrozumieć perspektywę pracowników i unikalne doświadczenia poszczególnych grup funkcjonujących w Waszej organizacji.
- Spotkania Town Hall lub sesje “Pytaj, o co chcesz” (AMA – Ask Me Anything)
Town Halls i sesje AMA mogą być skutecznym narzędziem, aby umożliwić pracownikom zgłaszanie obaw bezpośrednio do najwyższego szefostwa.
Za przykład może służyć praktyka wsłuchiwania się w głos pracowników, jaka funkcjonuje w amerykańskim banku Synchrony. Obejmuje ona spotkania „Zapytaj nas, o co chcesz” z udziałem kadry zarządzającej. Sesje są otwarte dla 20 000 pracowników, a liderzy odpowiadają na pytania z różnych obszarów aż do ich wyczerpania.
- Spotkania indywidualne
Regularne, nieformalne rozmowy jeden na jeden są okazją do poznania indywidualnych spostrzeżeń i podjęcia kroków w celu rozwiązania zasygnalizowanych problemów.
Po zebraniu danych czeka Was etap ich analizy. Jak do tego podejść?
- Przeglądanie danych
Przejrzyj dane na poziomie ogólnych wyników, a następnie w podziale na grupy demograficzne lub zespoły, aby zidentyfikować różnice w doświadczeniach pracowników. Następnie przejdź do bardziej szczegółowej analizy, aby uzyskać pełny obraz tego, co mówią pracownicy.
- Ewaluacja zebranego materiału
Analiza głosów pracowników może dostarczyć bezcennych informacji o przywództwie i kulturze firmy. Zanim zareagujesz lub rozpoczniesz pracę nad planem działania, zastanów się nad otrzymanym feedbackiem. Pomocne mogą być pytania:
- Które opinie są najbardziej zaskakujące?
- Jakie kroki możemy podjąć, aby pokazać, że naprawdę słuchamy?
- Które opinie sprawiają nam najwięcej trudności?
- Jakie bariery mogą utrudniać dalsze działanie i jak je przezwyciężyć?
- Jakie mocne strony wyłaniają się z opinii pracowników i jak możemy je jeszcze wzmocnić, aby budować pozytywną kulturę miejsca pracy?
- Identyfikacja obszarów do poprawy i tworzenie planu
Nie próbuj zmieniać wszystkiego naraz. Wybierz i nadaj priorytet jednemu lub dwóm obszarom do poprawy. Określ realistyczne cele, jasno komunikuj swoje zobowiązania, wyznacz osoby odpowiedzialne i ustal harmonogram działań.
- Działanie
Głos pracowników traci znaczenie, jeśli liderzy nie podejmują działań. Opracuj strategiczny, oparty na danych, plan działania. Bądź transparentny i regularnie informuj pracowników o postępach.
- Pomiar i przegląd
Postaw na ciągłe doskonalenie i w razie potrzeby wprowadzaj korekty. Regularnie zbieraj feedback od pracowników, aby mieć obraz tego, co się sprawdza, a co – w oparciu o kolejne propozycje pracowników – warto poprawić lub zmienić.
Nie zrażaj się pierwszymi niepowodzeniami
Jedną z najczęstszych przeszkód, z jakimi mierzą się liderzy, jest milczenie pracowników i lęk przed zabraniem głosu. Aby pokonać obawy pracowników przed dzieleniem się swoimi spostrzeżeniami, liderzy muszą dbać o poczucie psychologicznego bezpieczeństwa w miejscu pracy.
Oto kilka sposobów, dzięki którym liderzy mogą pokonać opór i budować w firmie kulturę otwartej komunikacji:
- Twórz bezpieczną przestrzeń, zapewniając poufność i zachęcając do szczerych opinii bez obawy przed represjami.
- Bądź gotowy na okazanie szczerości, co pozwoli pracownikom czuć się swobodnie w zgłaszaniu problemów lub sugerowaniu rozwiązań.
- Komunikuj się w sposób otwarty, uczciwy i wiarygodny. Dbaj o spójność – upewnij się, że Twoje działania są zgodne z tym, co mówisz.
- Bądź ciekawy, a nie dyrektywny. Zadawaj pytania i uważnie słuchaj, co pracownicy mają do powiedzenia. Uznaj to, co jest niepewne. Buduj kulturę wspólnego rozwiązywania problemów.
- Najlepsze Miejsca Pracy™ zobowiązują się do podejmowania działań w oparciu o opinie pracowników w sposób budujący zaufanie. Regularnie komunikuj postępy, aby pracownicy rozumieli, jak ich głos przekłada się na realne działania.
Studia przypadków: udane programy dialogu z pracownikami
- Agencja kreatywna Brains, jako firma typu B Corporation (certyfikowane korporacje B – od słowa benefit – zobowiązują się do spełniania najwyższych standardów w zakresie społecznej i środowiskowej odpowiedzialności), wysoko ceni zrównoważony rozwój i troskę o środowisko. Jednak tylko 72 proc. pracowników dobrze oceniało wkład firmy w życie społeczności.
Wyzwanie polegało na ponownym zdefiniowaniu, czym dla pracowników jest „społeczność”. Ankieta Trust Index™ dała im możliwość przekazania, że bardziej cenią wsparcie organizacji charytatywnych niż otrzymywanie od firmy osobistych prezentów.
Agencja Brains zrezygnowała więc z indywidualnych prezentów urodzinowych na rzecz zwiększenia ogólnej kwoty darowizn dla organizacji non-profit. Nie tylko przyniosło to pozytywny wpływ społeczny, ale także o 13 punktów procentowych wzrosła duma pracowników z pracy w firmie .
- Kiedy ktoś zaczyna pracę w globalnej firmie technologicznej, oczekuje, że onboarding przebiegnie sprawnie. Niestety, w ECI Software Solutions tak nie było. Od 60 do 70 proc. nowych pracowników zgłaszało, że ich doświadczenie onboardingowe nie było w pełni pozytywne.
Firma nie zwlekała z działaniem. Przeprowadzono ankiety wśród nowych pracowników, aby zrozumieć, co nie działa. Problemów było sporo: brak laptopów, niewystarczający dostęp do systemów, brak komunikacji ze strony menedżerów i inne niedociągnięcia.
„Pierwsze ankiety ukazały brutalną prawdę” — mówi Andrew Prior, dyrektor ds. zasobów ludzkich w ECI. Obecnie Prior czyta ankiety onboardingowe co tydzień, a jeśli coś idzie nie tak, liderzy natychmiast podejmują działania naprawcze.
Efekt wsłuchania się w głos nowych pracowników jest jednoznaczny: ponad 90 proc. z nich ma potrzebny sprzęt i dostęp już pierwszego dnia, co pozwala im na udany start.
Postaw na przyszłość i dbaj o kulturę otwartej komunikacji
Wraz z przechodzeniem firm na model hybrydowy czy zdalny, organizacje muszą na nowo przemyśleć nie tylko koncepcję biura, ale także sposób budowania bardziej sprawiedliwego miejsca pracy, w którym każdy ma możliwość wypowiedzi.
Już teraz różnorodne platformy cyfrowe ułatwiają liderom zbieranie opinii. Nowoczesne narzędzia, takie jak wirtualne town halls czy komunikatory typu Slack, pozwalają pracownikom dzielić się swoimi przemyśleniami niezależnie od miejsca, w którym pracują.
W niedalekiej przyszłości postęp w dziedzinie sztucznej inteligencji dodatkowo zrewolucjonizuje te procesy dzięki analizie predykcyjnej i decyzjom bazującym na danych. Wkrótce zaawansowane narzędzia takie jak wirtualna rzeczywistość (VR) będą mogły służyć do współpracy, zbierania opinii i budowania imersyjnego poczucia wspólnoty.
Także Great Place To Work wspiera liderów, udostępniając im dane potrzebne do działania i osiągania sukcesu. Dzięki opcji Manager Access do ankiety Trust Index™ liderzy mogą otrzymywać w czasie rzeczywistym informacje o doświadczeniach swoich zespołów, identyfikować obszary do poprawy, wdrażać zmiany i monitorować postępy
Tekst opracowany na podstawie artykułu: Empowering Employee Voices: A Guide to Fostering a Culture of Open Communication
O budowaniu kultury zaufania w organizacji czytaj także:
Zdrowie psychiczne pracowników: w polskich firmach nie dzieje się dobrze
Kultura doceniania: uczmy się doceniać pracowników… zanim nie odejdą
Programy szkoleniowo-rozwojowe dla pracowników: miły dodatek czy strategiczna konieczność?
[1] Great Place To Work, badanie na próbie 4 200 amerykańskich pracowników, lipiec 2022 r.
[2] Gallup, The State of the American Managers: Analytics and Advice for Leaders, 2015
