MENU

Niech zapał do pracy nie gaśnie! Krótka instrukcja planowania w nowych warunkach

Niech zapał do pracy nie gaśnie! Krótka instrukcja planowania w nowych warunkach

Czy złapałeś się ostatnio na myśli „jak to możliwe, że jeszcze niedawno tak cieszyła mnie możliwość pracy zdalnej?”. A może przyznałeś, że widzisz u siebie coraz mniejszy zapał do pracy? Albo że kończysz dzień naprawdę zmęczony? Być może winą za ten stan rzeczy obarczasz konieczność codziennego mierzenia się z przeciążeniem organizmu wywołanym próbą godzenia roli pracownika i rodzica, lękiem o domowy budżet czy o najbliższych. Doświadczasz zbyt wielu zmian naraz. Przyznajmy to otwarcie: pandemia wybiła nas z dobrze znanego nam rytmu. I co teraz? Świetnie, jeśli w pracy towarzyszy nam empatyczny menedżer, który wspiera współpracowników w radzeniu sobie ze stresem (o czym pisałam tutaj). Ale sami też jesteśmy w stanie odpowiednio zadziałać, by pewniej zmierzyć się z trudami pracy w nowych warunkach, w tym z pracą zdalną. I zapobiec niepożądanym efektom nadmiernego stresu i przepracowania.

Jak to zrobić? Częstą rekomendacją, którą usłyszysz od wielu ekspertów jest wyznaczenie sobie nowej codziennej rutyny, nawet jeśli nowy plan działań nie będzie tak ambitny jak ten z okresu przed pandemią. Wykorzystaj szansę, jaką daje rewizja starych rytuałów, by określić sobie „pandemiczne” normy. A nuż, część poniższych rad zmienisz w dobre nawyki przydatne po powrocie do dawnego rytmu pracy.

1. Określ jasne granice

Kiedy próbujemy zrealizować postawione nam cele łącząc je z „pozaprogramowymi” obowiązkami, takimi jak np. pomoc dzieciom w nauce czy konieczność wzięcia udziału w kolejnej rozmowie/spotkaniu online, wyznaczenie pewnych granic może okazać się pomocne. Słyszałeś o zakładaniu blokady czasowej? W czym rzecz – sprawdź, o jakiej porze dnia pracujesz najefektywniej i zablokuj czas (na ogół do 2 godzin) na sprawy priorytetowe, wymagające dużego skupienia*. By owa blokada nie została negatywnie odebrana przez współpracowników, powinieneś zawczasu poinformować innych o braku swojej dostępności. Zazwyczaj wystarczy przekazanie takiej informacji z wyprzedzeniem, ale warto też zaznaczyć blokadę w kalendarzu, zwłaszcza jeśli inni pracownicy mają do niego dostęp. Ponadto, by blokada zadziałała wspierająco, powinieneś wyłączyć wszelkie urządzenia, które mogą działać jako rozpraszacze. Pomaga w tym wyciszenie telefonu i zamknięcie skrzynki mailowej. O ile ww. ograniczenie powinno łatwo zostać zaakceptowane w pracy, o tyle trudniej może być wdrożyć je w domu. Warto jednak poprosić o większe wsparcie od domowników. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, poświęć chwilę czasu, by spisać zasady pracy i dzielenia się obowiązkami z partnerem/partnerką, które będą porządkować Wasz wspólny harmonogram prac i obowiązków. Niech w planie znajdzie się też zapis o nienaruszalnej blokadzie czasowej. Jeśli skutecznie przekonasz małoletnich domowników do respektowania Twojej blokady, koniecznie opatentuj ten sposób! To chyba największa bolączka rodziców pracujących z domu.

2. Planuj dzień z głową, by nie tracić jej zbyt często

Jedną rzeczą jest ustalenie z najbliższymi domowego harmonogramu dostosowanego do potrzeb rodziny. W tym miejscu apeluję przede wszystkim do kobiet, by nie dźwigały samodzielnie kolejnego „etatu” na swoich barkach. Drugą, umiejętne planowanie dnia pracy, które powstrzyma nas od prokrastynacji i podwyższonego poziomu stresu, wynikającego z niewywiązywania się terminowo z przypisanych nam obowiązków. O zarządzaniu czasem napisano wiele poradników i co rusz pojawiają się nowe, i według ich twórców, skuteczniejsze metody. Częstym elementem wspólnym tych rozwiązań jest lista zadań. Nie ukrywam, że robienie listy jest moim ulubionym sposobem planowania, zwłaszcza odkąd pracuję zdalnie, a będzie to już 5 rok. Niektórzy posiłkują się aplikacjami (np. Trello, Wunderlist, Google Keep, czy zwykłe Przypomnienia w iPhone). Sama doceniam nowoczesne technologie, jednak z racji czystej przyjemności, jaką daje możliwość kaligrafowania piórem, lubię tworzyć listy odręcznie z wykorzystaniem kartki papieru. Spisuję zadania i próbuję oszacować, ile zajmą mi czasu. Uwaga! Istnieje ryzyko błędnego oszacowania, warto więc uwzględnić pewien bufor czasowy. W moim przypadku to ryzyko nie jest aż tak duże, ponieważ przypisuję czas realizacji zadaniom dobrze mi już znanym, często powtarzanym. Mnie ta metoda pomaga przede wszystkim wtedy, kiedy lista zadań wydaje się nie mieć końca, co działa demobilizująco. Jeśli jednak zauważę, że połowa z zadań to te niekonsumujące wiele czasu, na spokojnie biorę się za ustawianie kolejności działań. Wybieram zadania priorytetowe (te, które w danym dniu muszą być zrobione w pierwszej kolejności lub których wykonanie przybliży mnie to realizacji większego projektu). Ostatnim zadaniem w danym dniu pracy jest stworzenie listy zadań na dzień kolejny, a ostatnim zadaniem piątkowym jest rewizja listy na kolejny tydzień. Tak wyglądają moje podstawy. Podczas warsztatu prowadzonego przez Bożenę Kowalkowską**, ekspertkę skutecznego planowania, poznałam wiele ciekawych pomysłów, dwa z nich uważam za niezwykle cenne:

  • Reguła 60:40 pozwala zmniejszyć ryzyko złego oszacowania czasu potrzebnego na wykonanie zaplanowanych w danym dniu zadań. Zgodnie a tą regułą 60% czasu rozdzielamy na pracę, a 40% czasu powinniśmy zarezerwować na niespodziewane zdarzenia. Dzięki temu dysponujemy zapasem czasu, który będziemy mogli wykorzystać, jeśli zajdzie taka potrzeba. Zasadę wykorzystujemy do planowania całego dnia. Możesz też zaadaptować powyższą zasadę przy planowaniu zadań projektowych i do czasu, który założyłeś na realizację konkretnego zadania dołożyć 40% planowanego na nią czasu (jeśli oszacowałeś 1 godzinę na wykonanie zadania, powinieneś dodać jeszcze ok. 25 minut).
  • Metoda pomodoro. Czyli praca w interwałach czasowych: 20 minut pracy nad zadaniami z listy i 5 minut przerwy. Zalecana zwłaszcza przy wykonywaniu rutynowych zadań. U mnie świetnie sprawdza się w drugiej części dnia pracy, kiedy zostają proste zadania do wykonania i rodzi się pokusa przeniesienia ich na następny dzień. Metoda pomodoro ma jeszcze jedną zaletę: zakłada kilka minut relaksu. By zadbać o równowagę (i zdrowy kręgosłup), powinieneś robić przerwy. Zaczerpnij świeżego powietrza, porozciągaj się, a jeśli pracujesz z domu – odpocznij w pozycji trupa. To klasyczna pozycja relaksująca w jodze, polecana zwłaszcza wtedy, gdy czujesz, że zaraz padniesz trupem – połóż się na podłodze, rozsuń nogi i ręce, wsłuchaj się w rytm oddechu, wyrównaj go. Kilka minut relaksacji pobudzi organizm do dalszej pracy albo czekających Cię innych, niezwiązanych z pracą obowiązków.
3. Wyjdź z „biura”

Brak umiejętności rozgraniczenia czasu pracy od czasu prywatnego to pierwszy krok do wypalenia. Odpoczynek jest niezbędny, byśmy mogli pracować efektywnie. Nowicjusze pracy zdalnej często popełniają błąd, że czas zaoszczędzony na przejazdach do i z biura wykorzystują na nadgonienie zadań. W dłuższym okresie skończy się to dużym zmęczeniem. Wyznacz sobie godzinę, o której „wyjdziesz z domowego biura”. Jeśli pracowałeś wcześniej 8 godzin, nie przekraczaj tej normy bez ważnego powodu. Jeśli nie widzisz szans na postawienie grubej kreski w ciągu tygodnia, spróbuj zakończyć piątek o normalnej porze. Niech piątkowy wieczór będzie czasem pełnego relaksu. Jeśli jesteś w takiej sytuacji, że nikt nie przypomni Ci, byś wreszcie skończył pracę (czy to pies, czy ukochane dzieci), ustaw sobie alarm w telefonie. Mnie to nie raz pomogło w okresie największego obłożenia pracą. Czas drzemki w telefonie wykorzystywałam na domknięcie ostatniego zadania i podsumowanie dnia.

4. Zawalcz o siebie. Czyli o siebie zadbaj

W przywracaniu równowagi wesprze nas m.in. aktywność fizyczna. Obniżymy dzięki temu poziom kortyzolu, hormonu odpowiedzialnego za stres. U mnie w czasie pandemii dobrze sprawdził się patent połączenia aktywności fizycznej z inną czynnością np.: oglądanie odcinka ulubionego serialu przy jednoczesnym korzystaniu z rowerka stacjonarnego, pójście na zakupy pieszo. Dzięki czemu nie tylko udawało mi się włączyć trochę ruchu w rozkład dnia, ale też czułam się panią swojego czasu. Udawało mi się kontrolować jakiś obszar życia, w tym przypadku uciekające gdzieś wieczorami godziny. Czułam, że mam na coś wpływ, kiedy to sytuacja na zewnątrz wymykała się spod kontroli. Lekarstwem na stres jest też podtrzymanie więzi społecznych. Z zachowaniem środków ostrożności można już wyjść z domu, by spotkać się z bliską nam osobą. A jeśli „ogranicza” nas rodzina? Może odkryjesz, że rodzinne spacery po pracy lub wspólne kolacje nie są takim złym pomysłem. Pandemia zamknęła wiele drzwi, ale mam wrażenie, że otworzyła też niejedno okno – obudziła chęć lub stworzyła okazję do testowania nowych rozwiązań, które w dłuższej perspektywie mogą posłużyć odbudowaniu harmonii w naszym życiu. Na koniec dwie rady od specjalistów, które przykuły moją uwagę:

  • Dr Lidia D. Czarkowska w wywiadzie dla Wysokich Obcasów mówi o „desce ratunkowej dla nastroju” i zaleca stworzenie listy prostych, kilkuminutowych czynności możliwych do wykonania w domu, po zrobieniu których wiemy, że poczujemy się lepiej. Taniec do ulubionej piosenki, rozmowa z osobą, z którą kontakt zawsze poprawia nam humor itp. Unikamy oczywiście szkodliwych, niezdrowych rozwiązań. Taki zestaw zdrowych, szybko wykonalnych czynności pomoże nam wyrwać się z natłoku negatywnych myśli.
  • Bożena Kowalkowska podczas warsztatu podzieliła się także innym, w moich oczach niestandardowym podejściem w opracowywaniu naszego kalendarza, jednak świetnie wpisującym się w dawanie sobie prawa do relaksu. Normalnie zaczynamy planowanie tygodnia od wypisania listy obowiązków. Ekspertka radzi, by zacząć układanie planu od zapisania „czynności dla siebie”. Co ważne, powinien to być nieprzekładalny punkt planu. I ponownie, jeśli nie czujemy się gotowi, by takie podejście wdrożyć w dniach zwyczajowo przyjętych na pracę, wpiszmy priorytetowy odpoczynek na piątkowe popołudnie.

Możemy zauważyć stopniowe znoszenie obostrzeń, jednak daleko jeszcze do powrotu do pełnej normalności. Choć akurat stres, nadmierna eksploatacja, brak umiejętności odcięcia się od pracy to problemy, z którymi borykaliśmy się i przed pandemią. Coraz głośniej mówiło się o ryzyku wypalenia zawodowego, teraz pojawia się termin wypalenia pracą zdalną. Na szczęście małymi krokami możemy wypracować dobre rytuały, wspierające nas w walce o utrzymanie harmonii w życiu.

*Jeśli zastanawiasz się, czy taka blokada działa, to informuję Cię, że ten wpis powstał w czasie zastosowania takich blokad.

** Brałam udział w zeszłorocznym warsztacie Bożeny Kowalkowskiej, ale swoimi poradami ekspertka podzieliła się również na łamach Kukbuka.


Strona korzysta z plików cookies w celu lepszego jej działania. Korzystając z tej strony zgadzasz się na ich użycie i przechowywanie na Twoim urządzeniu. Więcej informacji o wykorzystaniu plików cookies znajdziesz w

polityce prywatności

ZGADZAM SIĘ